Checkin: la fórmula mágica para mejorar tus reuniones
Escrito en conjunto con Natalia Davidovich.
El pasaje abrupto a modalidad virtual le ha jugado una mala pasada a las reuniones como herramienta de trabajo grupal.
Pero… ¿Y si existiera una fórmula mágica a poner en práctica en nuestras reuniones para obtener mejores resultados, pasarla mejor y cansarnos menos?
Si bien la bala de plata no existe, hay algo que se le parece mucho. La hemos probado ampliamente y ¡funciona genial! Se llama checkin ¿te suena?
El checkin es un momento al inicio de una reunión dedicado a prepararnos para el trabajo a realizar. Es la puerta de entrada que nos invita a movernos de ‘donde estábamos antes’ al nuevo espacio. Por ejemplo, identificar las expectativas que traemos para el encuentro, y compartirlas con las demás participantes.
Una pequeña inversión con altísimo retorno
¿Por qué decimos que el checkin es una fórmula mágica? Porque frente a determinadas situaciones tiene valiosísimos poderes, que resumimos aquí:
Situación: Acarreo de inquietudes de una reunión a otra. Al comenzar una reunión, a veces arrastramos cuestiones mentales o emocionales de espacios anteriores. Por ejemplo, fuimos protagonistas de una discusión intensa justo antes y llegamos al encuentro con muy poca paciencia. En otro contexto podría pasar que no llegamos a cerrar un tema que nos preocupa mucho en la reunión anterior, y no podemos dejar de pensar en eso.
Magia del checkin: Nos permite cortar con lo previo y prepararnos para el nuevo espacio que está comenzando. Nos invita a cerrar saludablemente o suspender lo anterior y a enfocarnos en el propósito de la nueva reunión.
Así, ¡nos ayuda a honrar la decisión que previamente tomamos de aceptar participar!
Situación: Falta de conexión personal. La falta de confianza previa entre las personas que participan en una reunión puede resultar un factor limitante para compartir abiertamente ideas y manifestar inquietudes. Por ejemplo, estamos con un grupo de personas completamente desconocidas y no nos sentimos cómodos compartiendo una opinión disruptiva.
Magia del checkin: Nos lleva a conectar entre las personas antes de abordar la tarea por delante. Esa conexión se mantiene durante todo el encuentro y ¡tiene gran impacto en el resultado que logremos!
Situación: Falta de foco. A veces la dificultad para poder enfocarnos grupalmente en la temática a tratar resulta un factor limitante. Las personas llegan a la reunión con distintos enfoques para el mismo tema. Por ejemplo, la propuesta es hablar de ‘las ventas’ y una persona llega con la inquietud de charlar sobre un incidente en una venta reciente, otra con revisar las ventas del mes y otra con hacer el plan estratégico de ventas para el año que viene. La diversidad de expectativas puede comprometer el foco y hacernos perder oportunidades de colaboración.
Magia del checkin: Nos ayuda a conectar con el tema de la reunión: qué relevancia tiene para cada participante, por qué elegí usar mi tiempo en esto. ¡Y puede ayudarme a conectar conmigo misma!
Situación: La tecnología nos puede generar distancia. En el mundo distribuido, donde las reuniones se hacen a través de dispositivos y no cara a cara, nos suele resulta desafiante fluir igual que en forma presencial. Sincronizarnos en el uso de la palabra por ejemplo, tiene un desafío adicional en lo virtual, y eso a veces disuade a algunas en su participación.
Magia del checkin: Nos lleva a que cada persona hable por primera vez al inicio de la reunión, y eso le facilita hablar más tarde durante el encuentro. Nos invita a hacer uso inicial de las herramientas tecnológicas, ayudando a que ya estemos ‘entrados en calor’ a la hora de participar de la conversación.
…y además: como facilitadores, el checkin es una oportunidad para proponer el tono que consideremos más adecuado para la reunión, acorde al propósito de la misma. Por ejemplo, un tono descontracturado para luego trabajar conexión grupal, uno reflexivo para profundización y análisis, o uno disruptivo para innovación.
¿Cómo hacer que funcione?
Todo muy lindo con la magia del checkin, pero no lo ponemos en práctica tan seguido como nos gustaría, o ¡no sabemos cómo hacer para lograr esos beneficios! Aquí algunos tips que pueden ayudar…
- ¿Cuánto tiempo? El tiempo que invertimos en el checkin es proporcional a la profundidad que vamos a lograr durante la reunión. Por lo tanto es una decisión de inversión y retorno esperado. Nuestra recomendación es invertir en el checkin aproximadamente un 10% de la duración total del encuentro.
- ¿Qué actividad? Para lograr un checkin exitoso es necesario dedicar tiempo a diseñarlo. Se requiere clarificar el propósito y delinear la actividad que va a guiar a las personas hacia ese propósito. Aquí algunas opciones posibles para el diseño de actividades (dinámicas) que apuntan a: cortar con lo anterior, conectar a las personas y conectar con el tema que nos convoca.
- ¡Ojo! Con abusar de las actividades tipo rompehielo que en un principio funcionan bien -cuando son novedad- pero luego de varias veces pueden generar apatía. Recomendamos diseñar actividades ad-hoc que nos ayuden a conectar con el tema del encuentro. Aquí algunas fuentes de inspiración más.
- ¿Cómo nos organizamos? Una idea es hacer el checkin rotativo. Ocuparse de facilitar el checkin en las distintas reuniones (pensar el propósito, diseñar la dinámica y guiar su implementación) puede ser una actividad a distribuir entre distintas personas de un equipo, esto propicia que se renueven ideas y estilos, y ¡encontremos nuevas formas de conectar!
- Y por último… Tener en cuenta la importancia de que el checkin sea un momento fluido y ameno, para lograr que el ingreso a la reunión transcurra con facilidad, sin sobresaltos o dificultades.
Si te gustó esta fórmula mágica para empezar bien tus reuniones… ¿Sabés que hay más? En un próximo artículo te contamos sobre otra fórmula mágica complementaria a esta, igual de efectiva pero menos popular: ¡el checkout!
¿Qué tanto practicas checkins y cuál es tu experiencia? Te invitamos a compartirlo en los comentarios.
Si te interesa profundizar en este y otros apasionantes temas de facilitación ágil ¡te invitamos a sumarte al Agile Facilitator de Kleer!
